Office-365-intranet

Software voor de KMO

Starten met Office 365 is starten met het nieuwe werken. Met Office 365 heeft u namelijk de mogelijkheid om altijd en overal te kunnen werken, een apparaat met internet toegang is vaak voldoende. Zo kunt u gebruik maken van een desktop computer, een laptop, een tablet of uw mobiele telefoon. Er hoeft niets geïnstalleerd te worden en u bent vrij in uw keuze van hardware of besturingssysteem.

Office 365 draait op goed beveiligde serversystemen in datacentra van Microsoft. Deze datacentra zijn, middels snelle verbindingen, toegankelijk via het internet. Dat betekent dat u geen computers en software hoeft aan te schaffen om een eigen serverruimte te onderhouden. Microsoft neemt alle beheer, updates, back-up’s en serveronderhoud op zich, waardoor u verzekerd bent van de nieuwste technologie, die bovendien altijd up-to-date is.

Werken met software op het internet wordt Cloud Computing genoemd. Cloud computing neemt u als een abonnement af, zo ook met Office 365. Een Office 365 abonnement heeft u al voor €5,25 per gebruiker per maand.

Veel mensen zijn al gewend aan cloud computing, zo wordt er al veel gewerkt met internet bankieren en hebben veel mensen een webmail adres zoals hotmail of gmail.

Voorbeelden van wat u kunt doen met Office 365:

  1. Gezamelijk werken in een team site waar u beschikt over een takenlijst, agenda en bibliotheek om documenten op te slaan.
  2. Zien of iemand beschikbaar is voor een conversatie via chat of videocall.
  3. Deel documenten, spreadsheet, presentaties met collega’s en partners.
  4. Gebruik altijd nieuwste software.
  5. Maak een blog of wiki site om informatie met andere te delen.
  6. Een online vergadering plannen.

Office 365 is een veilige en betrouwbare omgeving en komt met de volgende voordelen:

  1. Een gegarandeerde beschikbaarheid van 99.9%.
  2. Datacentra gecertificeerd met SAS 70 en ISO 27001
  3. Uw gegevens worden in twee datacentra opgeslagen, bij uitval wordt direct overgeschakeld naar het andere datacentra
  4. Constant bijgewerkte anti-virus en anti-spam filters.
  5. Versleutelde verbindingen naar de datacentra.

 

De services in Office 365

Office 365 is een verzamelnaam voor meerdere services, te weten SharePoint Online, Exchange Online, Lync Online en Office Professional Plus. Office kent u waarschijnlijk al van programma’s als Word, Excel en PowerPoint. SharePoint, Exchange en Lync zijn vaak wat minder bekend bij kleinere organisaties. Grotere bedrijven werken hier vaak al wel mee. Hoewel deze programma’s ook uitermate geschikt zijn voor het MKB wordt er niet snel voor gekozen vanwege de hoge kosten voor aanschaf, beheer en beveiliging. Met de komst van Office 365 is dit veranderd.

 

1SharePoint Online
Een intranet omgeving in de cloud om samen te werken.

SharePoint is een omgeving om samen te werken met uw collega’s of partners. Zo kunt u een site aanmaken voor een project om bijvoorbeeld alle taken, afspraken en documenten op te slaan. Er is geen rede om documenten rond te mailen naar andere projectleden zodat er ook geen meerdere versies van een document in omloop zijn. Een ieder past het document op de SharePoint projectsite aan. SharePoint is een platform dat volledig aan uw wensen is aan te passen, zo kunt u SharePoint o.a. voorzien van formulieren voor verlofaanvragen of werkstromen t.b.v. goedkeuring.

2Exchange Online
Een mailbox in de cloud voor het beheer van uw email, agenda, contacten en taken.

U gebruikt uw mailbox met behulp van Outlook, uw mobiele telefoon of de Outlook WebApp op een willekeurige internet browser. Al uw mail staat veilig opgeslagen op Exchange Online en is overal ter wereld bereikbaar. U beschikt over een mailbox van maar liefst 25 GB en u kunt berichten versturen tot 25 MB. Uiteraard kunt u uw eigen domein koppelen (bijvoorbeeld ‘mijnbedrijf.nl’) aan Exchange Online. Tevens kunt u uw agenda delen met collega’s en wordt u automatisch beschermd tegen virussen en spam.

3Lync Online
Communiceer met uw teamgenoten alsof ze naast u staan.

Met Lync Online kunt u snel en eenvoudig een instant message (chat) sessie starten met uw collega’s. Maar u kunt ook kiezen voor een audio of video conversatie. En wat dacht u van online vergaderen of een webinar waarin u uw bureaublad of een PowerPoint presentatie uitzendt. U ziet in een oogopslag of uw collega’s beschikbaar zijn, ook vanuit SharePoint en Outlook. Zo kunt u bijvoorbeeld meteen in gesprek met uw collega als u van hem of haar een email ontvangt.

3Office Professional Plus
Uitgebreid pakket van desktop applicaties.

Office Professional Plus is een uitgebreide van versie van Office. Naast Word, Excel, PowerPoint en Outlook bevat het ook OneNote, Publisher, Access en SharePoint Workspace. Office Professional Plus wordt net als de andere services als abonnement aangeboden. Een download wordt u ter beschikking gesteld op de Office 365 portal. Naast Office Professional Plus kunt u ook aan de slag met de Office WebApps, WebApps zijn Office applicaties die volledig in de browser draaien, u hoeft daar niets voor te installeren en kunnen op vrijwel ieder apparaat met internet gebruikt worden.